أمان البيانات والخصوصية والصلاحيات

كيف يحمي دفّة بياناتك، وكيف تضبط أنت الصلاحيات والفروع وكلمات المرور لتقليل المخاطر.

أمان بياناتك مسؤولية مشتركة: النظام يوفر أدوات الحماية والرقابة، وأنت تضبطها بما يناسب منشأتك. يشرح هذا المقال ما هو موجود فعلًا في النظام وكيف تستفيد منه.

عزل بيانات كل شركة

كل شركة في دفّة لها بياناتها المعزولة: العملاء والمستندات والحسابات والمرفقات. لا يرى مستخدمو شركة أخرى أي شيء من بياناتك، والمرفقات (صور الفواتير والعقود) لا تُفتح إلا لمستخدم مسجل في شركتك ويملك صلاحية السجل المرفق به.

الدخول وكلمات المرور

• الدخول بالبريد الإلكتروني وكلمة المرور، وكلمة المرور 8 أحرف على الأقل، وتُحفظ مشفرة ولا يمكن لأحد قراءتها.
• بعد 5 محاولات دخول خاطئة متتالية يُطلب الانتظار دقيقة قبل المحاولة مجددًا.
• غيّر كلمة مرورك من حسابي (اضغط اسمك أعلى الشاشة).
• المستخدم الموقوف (غير النشط) لا يستطيع الدخول فورًا.

الأدوار والصلاحيات

1. افتح الإعدادات ← المستخدمون والأدوار (تحتاج صلاحية المستخدمون والأدوار).
2. في تبويب الأدوار والصلاحيات أنشئ دورًا أو عدّله، وحدد صلاحياته بدقة من المجموعات: المبيعات، المشتريات، المخزون، العملاء والموردون، الخزينة، المحاسبة، الموارد البشرية، التقارير، مركز النمو، التكاملات والميدان، الإدارة.
3. في تبويب المستخدمون أسند لكل مستخدم دوره.

تأتي أدوار جاهزة: مدير النظام، محاسب، مندوب مبيعات، كاشير، أمين مستودع، مشتريات، مشاهد. دور مدير النظام ثابت بكل الصلاحيات، والمالك يملك كل الصلاحيات دائمًا ولا يمكن إيقافه.

صلاحيات حساسة تستحق الانتباه

تقييد الفروع والمستودعات والصناديق

في بطاقة كل مستخدم يمكنك تحديد:

• الفرع مع إلغاء يرى كل الفروع: فيرى المستخدم مستندات فرعه وتقاريره فقط.
• المستودع الافتراضي وصندوق الكاشير.

الرقابة على العمليات

• سجل العمليات: يسجل الدخول وحفظ المستندات وترحيلها وإلغاءها وتغيير الإعدادات والمستخدمين، ولا يمكن تعديله من الواجهة. راجع سجل العمليات.
• مركز الاعتماد: حدود قيمة تمنع ترحيل المستندات الكبيرة دون موافقة. راجع مركز الاعتماد.
• تاريخ قفل الفترات: يمنع الترحيل والإلغاء في الفترات المراجَعة.
• المستندات المرحّلة لا تُعدَّل ولا تُحذف؛ تُلغى فقط مع ذكر السبب ويبقى أثرها ظاهرًا بحالة «ملغي».

مشاركة البيانات مع أطراف خارجية

• روابط مشاركة المستندات (عبر واتساب أو النسخ) تفتح المستند المحدد فقط للعرض والطباعة، برابط عشوائي طويل يصعب تخمينه، ولا تتيح الدخول للنظام.
• المحاسب الشريك: من الاشتراك والدفع يمكنك ربط حسابك بمحاسب شريك وتفعيل أو إلغاء السماح للمحاسب بالدخول لحسابي متى شئت. يُسجَّل دخوله في سجل العمليات، ولا يصل إلى إدارة المستخدمين أو الاشتراك.
• المساعد الذكي يقرأ البيانات فقط ويلتزم بصلاحيات المستخدم السائل.

النسخ الاحتياطي ونسخة من بياناتك

• على مستوى المنصة: تُؤخذ نسخة احتياطية كاملة لقاعدة البيانات يوميًا وتُحفظ عدة أيام.
• نسخة لديك: مدير النظام يستطيع من الإعدادات ← بيانات المنشأة ← تصدير كل بياناتك تنزيل ملف ZIP بكل بيانات المنشأة (العملاء، الموردين، الأصناف، المستندات وسطورها، القيود، الحركات المخزنية…) بصيغة CSV تفتح في Excel. ننصح بتنزيلها شهريًا. كلمات المرور والمفاتيح لا تُصدَّر.
• تفاصيل حماية بياناتك وحقوقك في سياسة الخصوصية.

قائمة تحقق سريعة لصاحب المنشأة

1. مستخدم مستقل لكل موظف، وإيقاف حساب أي موظف يغادر فورًا.
2. أدوار بأقل الصلاحيات اللازمة، وإخفاء رؤية التكلفة والأرباح عمن لا يحتاجها.
3. تقييد مستخدمي الفروع بفروعهم.
4. حدود اعتماد للمصروفات والمشتريات الكبيرة.
5. تحديث تاريخ القفل شهريًا.
6. مراجعة سجل العمليات أسبوعيًا.
7. تصدير نسخة من التقارير المهمة شهريًا.

أسئلة شائعة

هل يستطيع مدير النظام رؤية كلمات مرور المستخدمين؟

لا؛ كلمات المرور محفوظة مشفرة. يستطيع فقط تعيين كلمة مرور جديدة للمستخدم.

موظف غادر الشركة، ماذا أفعل؟

افتح بطاقته في المستخدمون والأدوار وألغِ نشط ثم حفظ. تبقى عملياته السابقة محفوظة باسمه في السجل.