الإشعار الدائن والمدين في الفوترة الإلكترونية: متى وكيف تصدرهما
الإشعار الدائن يُصدر عندما تنخفض قيمة فاتورة سابقة، مثل مرتجع البضاعة أو خصم لاحق أو خطأ زاد المبلغ. والإشعار المدين يُصدر عندما ترتفع قيمتها، مثل خطأ أنقص السعر أو كمية إضافية مرتبطة بالتوريد نفسه. في الفوترة الإلكترونية لا يجوز تعديل الفاتورة أو حذفها بعد إصدارها، فالإشعار هو الطريقة النظامية الوحيدة للتصحيح. ويجب أن يشير إلى رقم الفاتورة الأصلية وأن يذكر سبب الإصدار.
لماذا لا أعدّل الفاتورة مباشرة؟
في المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية ترتبط كل فاتورة ببصمة الفاتورة التي سبقتها، وتحمل عدّادًا تسلسليًا. والفاتورة الضريبية تكون قد اعتمدتها منصة «فاتورة» وختمتها. لذلك يعد تعديل الفواتير المصدرة أو حذفها من الوظائف المحظورة في الأنظمة بحسب الدليل التفصيلي للهيئة.
الحل أن تبقى الفاتورة الأصلية كما هي، ويصدر مستند جديد يصحح أثرها: إشعار دائن للتخفيض، أو إشعار مدين للزيادة.
الفرق بين الإشعار الدائن والإشعار المدين
| المقارنة | الإشعار الدائن | الإشعار المدين |
|---|---|---|
| الأثر على قيمة الفاتورة | يخفضها | يزيدها |
| الأثر على ضريبة المخرجات | يخفضها | يزيدها |
| أمثلة | مرتجع، خصم بعد البيع، إلغاء توريد، خطأ بالزيادة | خطأ بالنقص في السعر أو الكمية، رسوم إضافية على التوريد نفسه |
| يرسل للمنصة | اعتماد أو تبليغ حسب نوع الفاتورة الأصلية | اعتماد أو تبليغ حسب نوع الفاتورة الأصلية |
متى تصدر الإشعار الدائن؟
بحسب دليل الهيئة للفواتير الضريبية، من الحالات المعتادة:
- إرجاع السلع كليًا أو جزئيًا.
- إلغاء التوريد بعد إصدار الفاتورة.
- خصم أو تخفيض بعد البيع مثل خصم كمية سنوي أو تعويض عن تأخير.
- خطأ في الفاتورة أدى إلى مبلغ أعلى من الصحيح.
- تغير جوهري في طبيعة التوريد قلل قيمته.
متى تصدر الإشعار المدين؟
- خطأ بالنقص في سعر الوحدة أو الكمية أو مبلغ الضريبة.
- تعديل متفق عليه يرفع قيمة التوريد الذي صدرت به الفاتورة.
- رسوم مرتبطة بالتوريد نفسه لم تُضف في الفاتورة الأصلية.
البيانات المطلوبة في الإشعار
الإشعار يخضع لمتطلبات الفاتورة نفسها، مع إضافات أساسية:
- عنوان واضح: «إشعار دائن» أو «إشعار مدين».
- رقم تسلسلي ضمن تسلسل المستندات في النظام.
- تاريخ الإصدار ووقته.
- بيانات البائع والمشتري كما في الفاتورة الأصلية.
- المرجع للفاتورة الأصلية: رقمها، ويمكن أن يغطي الإشعار مجموعة فواتير بذكر نطاقها.
- سبب الإصدار: نص يوضح لماذا صدر الإشعار، مثل «مرتجع 3 وحدات تالفة» أو «تصحيح سعر الوحدة». في المرحلة الثانية هذا حقل إلزامي في ملف الفاتورة، والإشعار بدونه يُرفض.
- البنود المعدلة: الكمية والقيمة قبل الضريبة ومبلغ الضريبة والإجمالي.
- رمز QR وعناصر الأمان المعتادة.
والإشعار يتبع نوع الفاتورة التي يصححها: إشعار على فاتورة ضريبية يُرسل للاعتماد، وإشعار على فاتورة مبسطة يُبلَّغ خلال 24 ساعة.
أمثلة رقمية
مثال 1: مرتجع جزئي (إشعار دائن)
باعت مؤسسة أجهزة لشركة 10 طابعات بسعر 900 ريال للطابعة قبل الضريبة. الفاتورة الأصلية:
| البند | المبلغ |
|---|---|
| القيمة قبل الضريبة (10 × 900) | 9,000.00 ريال |
| الضريبة 15% | 1,350.00 ريال |
| الإجمالي | 10,350.00 ريال |
بعد أسبوع أعادت الشركة طابعتين تالفتين. يصدر إشعار دائن:
| البند | المبلغ |
|---|---|
| القيمة قبل الضريبة (2 × 900) | 1,800.00 ريال |
| الضريبة 15% | 270.00 ريال |
| إجمالي الإشعار | 2,070.00 ريال |
| المرجع | رقم الفاتورة الأصلية |
| السبب | مرتجع طابعتين تالفتين |
صافي التعامل بعد الإشعار: 8,280.00 ريالًا، منها 1,080.00 ريالًا ضريبة.
مثال 2: خطأ في السعر (إشعار مدين)
أصدر مورد مواد بناء فاتورة بـ 200 كيس إسمنت بسعر 16 ريالًا، والسعر المتفق عليه 18 ريالًا.
- الفرق قبل الضريبة: 200 × 2 = 400.00 ريال.
- الضريبة على الفرق: 400 × 15% = 60.00 ريالًا.
- إجمالي الإشعار المدين: 460.00 ريالًا، مع ذكر رقم الفاتورة الأصلية، والسبب «تصحيح سعر الوحدة من 16 إلى 18 ريالًا».
مثال 3: خصم لاحق على فاتورة مبسطة (إشعار دائن)
اشترى عميل فرد أثاثًا بـ 2,300 ريال شاملة الضريبة، ثم منحه المعرض خصمًا بـ 230 ريالًا شاملة الضريبة بسبب خدش بسيط.
- الخصم قبل الضريبة: 230 ÷ 1.15 = 200.00 ريال.
- ضريبة الخصم: 30.00 ريالًا.
- يصدر إشعار دائن مبسط بـ 230 ريالًا، ويُبلَّغ لمنصة «فاتورة» خلال 24 ساعة.
أثر الإشعارات على الإقرار الضريبي
الإشعار الدائن يخفض المبيعات وضريبة المخرجات في الفترة التي صدر فيها. والإشعار المدين يزيدها. وفي المقابل يعدّل المشتري ضريبة مدخلاته بالقيمة نفسها عند استلام الإشعار.
لذلك احرص على أن تظهر الإشعارات في تقارير الضريبة بشكل منفصل وواضح، حتى تستطيع مطابقة الإقرار مع سجل المبيعات.
أخطاء شائعة
- إصدار فاتورة جديدة بالسالب بدل إشعار دائن. هذا لا يربطها بالفاتورة الأصلية.
- ترك سبب الإصدار فارغًا أو كتابة عبارة عامة مثل «تعديل». اكتب سببًا محددًا.
- نسيان رقم الفاتورة الأصلية، وهو شرط لصحة الإشعار.
- إصدار إشعار دائن بمبلغ أكبر من الفاتورة الأصلية.
- رد المبلغ نقدًا دون إشعار، فتبقى ضريبة المخرجات مرتفعة في الإقرار دون مبرر.
كيف يسهّل النظام إصدار الإشعارات؟
في نظام سحابي مثل دفّة يُنشأ الإشعار الدائن أو المدين من داخل الفاتورة الأصلية نفسها، فيُنسخ المرجع والبيانات تلقائيًا، ويُطلب منك سبب الإصدار قبل الحفظ، ثم يُرسل للاعتماد أو التبليغ حسب نوع الفاتورة. التفاصيل في مقال الإشعارات الدائنة والمدينة في دفّة.
الأسئلة الشائعة
هل يمكن إلغاء فاتورة إلكترونية بدل إصدار إشعار دائن؟
لا. لا يمكن إلغاء الفاتورة أو حذفها بعد إصدارها. لإلغاء أثرها كاملًا تصدر إشعارًا دائنًا بكامل قيمتها مع ذكر السبب.
هل يجب إرسال الإشعار الدائن لمنصة فاتورة؟
نعم. الإشعار على فاتورة ضريبية يُرسل للاعتماد، والإشعار على فاتورة مبسطة يُبلَّغ خلال 24 ساعة، تمامًا مثل الفواتير.
هل يغطي إشعار واحد أكثر من فاتورة؟
نعم، بحسب الدليل التفصيلي للهيئة يمكن أن يشير الإشعار الواحد إلى عدة فواتير بذكر نطاق أرقامها.
ما الفرق بين إشعار المبيعات وإشعار المشتريات؟
الأصل أن يصدر الإشعار من البائع. أما المشتري فيسجل الإشعار الذي استلمه من المورد في نظامه ليعدل ضريبة مدخلاته. ومرتجع المشتريات في النظام يرتبط بالإشعار الدائن الذي يصدره المورد.
هل يلزم ذكر سبب الإصدار؟
نعم. في المرحلة الثانية سبب الإصدار حقل إلزامي في الإشعار، والإشعار الذي يخلو منه لا يجتاز التحقق.