الفوترة الإلكترونية المرحلة الثانية: دليل عملي للمنشآت

المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية، وتُسمّى «مرحلة الربط والتكامل»، تعني أن نظام الفوترة في منشأتك لا يكتفي بإصدار الفاتورة إلكترونيًا، بل يرسلها إلى منصة «فاتورة» التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك. الفاتورة الضريبية تُعتمد من المنصة قبل تسليمها للعميل، والفاتورة المبسطة تُبلَّغ إليها خلال 24 ساعة من إصدارها. تُطبَّق المرحلة على شكل موجات، وتُبلغ الهيئة كل منشأة بموعد ربطها مسبقًا.

ما الفرق بين المرحلة الأولى والمرحلة الثانية؟

بدأت المرحلة الأولى (مرحلة الإصدار) في 4 ديسمبر 2021. ألزمت المنشآت بإصدار الفواتير وحفظها عبر نظام إلكتروني متوافق، ومنعت الفواتير المكتوبة يدويًا أو المحررة في برامج نصوص عادية.

أما المرحلة الثانية فبدأ تطبيقها في 1 يناير 2023، وتضيف ثلاثة أمور جوهرية:

1. صيغة موحدة للفاتورة: ملف XML، أو ملف PDF/A-3 مضمَّن فيه ملف XML.
2. عناصر أمان تقنية تمنع التلاعب، مثل المعرّف الفريد والختم المشفّر وسلسلة الترابط بين الفواتير.
3. ربط مباشر بين نظامك ومنصة «فاتورة» عبر واجهات برمجية.

من تشمله المرحلة الثانية؟

تشمل المرحلة الثانية المكلفين المقيمين في المملكة الخاضعين لضريبة القيمة المضافة، وكذلك من يصدر الفواتير نيابة عنهم. أما غير المقيمين فلا يلزمهم إصدار فواتير إلكترونية بحسب الدليل التفصيلي للهيئة.

لا تنتقل كل المنشآت في وقت واحد. تحدد الهيئة كل موجة بحدٍّ للإيرادات الخاضعة للضريبة خلال سنوات معينة، ثم تُبلغ المنشآت المستهدفة قبل موعد الربط بستة أشهر على الأقل.

موجات الربط: كيف تعرف موجتك؟

بدأت الموجات بالمنشآت الكبيرة جدًا، ثم انخفض حد الإيرادات تدريجيًا حتى وصل إلى المنشآت الصغيرة. وهذان مثالان من آخر الموجات المعلنة:

يكفي أن تتجاوز إيراداتك الحد في سنة واحدة من سنوات الاحتساب لتدخل في الموجة. لكن الحسم يكون بالإشعار الرسمي الذي يصلك من الهيئة، فاطّلع على بريدك المسجل وحسابك في بوابة الهيئة باستمرار.

المتطلبات التقنية بلغة بسيطة

لا تحتاج أن تكون مبرمجًا لتفهم هذه المصطلحات، لكن معرفتها تساعدك على تقييم أي نظام فوترة تختاره.

المعرّف الفريد (UUID)

رقم طويل فريد يولّده النظام لكل فاتورة أو إشعار، إضافة إلى الرقم التسلسلي المعتاد. لا يتكرر أبدًا، ويميز الفاتورة داخل منصة «فاتورة».

ترابط الفواتير (Hash) والعداد

كل فاتورة تحمل بصمة رقمية للفاتورة التي سبقتها، فتتكون سلسلة مترابطة. وفي كل جهاز إصدار عدّاد يزيد مع كل مستند ولا يُعاد تصفيره. لذلك لا يمكن حذف فاتورة من المنتصف دون أن ينكشف ذلك.

الختم المشفّر (Cryptographic Stamp)

توقيع رقمي يثبت أن الفاتورة صدرت من جهاز مسجل لدى الهيئة ولم تُعدَّل بعد إصدارها. في الفاتورة المبسطة يضعه نظامك بنفسه. أما الفاتورة الضريبية فتضيف منصة «فاتورة» ختمها عند الاعتماد.

رمز الاستجابة السريعة (QR)

في المرحلة الأولى كان الرمز يحوي بيانات أساسية: اسم البائع، ورقمه الضريبي، ووقت الإصدار، والإجمالي، ومبلغ الضريبة. في المرحلة الثانية أضيفت إليه عناصر أمان، فصار رمز الفاتورة المبسطة يتكون من تسعة حقول مشفّرة بصيغة TLV.

شهادة الجهاز (CSID) ورمز OTP

كل جهاز أو نظام يصدر فواتير تحت رقمك الضريبي يجب تسجيله في منصة «فاتورة». تتم العملية هكذا:

1. تدخل بوابة «فاتورة» ببيانات حسابك في الهيئة.
2. تطلب رمز تحقق لمرة واحدة (OTP) لكل جهاز أو وحدة إصدار.
3. تُدخل الرمز في نظام الفوترة خلال ساعة واحدة، لأن صلاحيته ساعة بحسب دليل مستخدم البوابة.
4. يحصل النظام على شهادة ختم التشفير (CSID) ويبدأ الإرسال.

الاعتماد والتبليغ: ماذا يحدث لكل فاتورة؟

مثال عملي: محل قطع غيار باع لورشة بضاعة بقيمة 4,000 ريال قبل الضريبة. يرسل النظام الفاتورة الضريبية إلى «فاتورة» لحظة إصدارها، فتعود معتمدة بالختم والرمز، ثم تُرسل للورشة. وفي اليوم نفسه باع لعميل فرد زيت محرك بـ 115 ريالًا شاملة الضريبة. تُطبع الفاتورة المبسطة فورًا، ويكفي أن تُبلَّغ خلال 24 ساعة.

خطوات الاستعداد قبل موعد الربط

1. تأكد من بيانات المنشأة: الاسم القانوني، والرقم الضريبي، والعنوان الوطني كاملًا (رقم المبنى، الشارع، الحي، المدينة، الرمز البريدي).
2. راجع نظام الفوترة الحالي: هل يدعم المرحلة الثانية فعلًا؟ اطلب من المزود توضيح طريقة الربط واختبار البيئة التجريبية.
3. حصر وحدات الإصدار: كم جهاز كاشير وكم فرعًا وكم مستخدمًا يصدر الفواتير؟
4. نظّف بيانات العملاء: العملاء من المنشآت يحتاجون رقمًا ضريبيًا صحيحًا وعنوانًا واضحًا في الفاتورة الضريبية.
5. سجّل الأجهزة في «فاتورة»: باستخدام رمز OTP قبل الموعد بوقت كافٍ.
6. جرّب الإصدار: أصدر فاتورة ضريبية ومبسطة وإشعارًا دائنًا، وتأكد من قبولها.
7. درّب الموظفين: خصوصًا على الإشعارات بدل التعديل، وعلى التعامل مع الفواتير المرفوضة.

أخطاء شائعة يجب تجنبها

• تعديل الفاتورة أو حذفها بعد إصدارها: هذا ممنوع في المرحلة الثانية. التصحيح يكون بإشعار دائن أو مدين.
• تجاهل الفواتير المرفوضة: إذا رفضت المنصة فاتورة ضريبية فهي غير صالحة. صحّح الخطأ وأصدر فاتورة جديدة برقم وعدّاد جديدين.
• انتظار الإشعار في آخر لحظة: الربط يحتاج وقتًا لمراجعة البيانات والتجربة. ابدأ فور معرفة موجتك.
• مشاركة حساب واحد بين عدة موظفين: الدخول دون اسم مستخدم وكلمة مرور خاصة بكل موظف من الوظائف المحظورة بحسب الدليل التفصيلي.
• إصدار فاتورة ضريبية لعميل منشأة دون رقمه الضريبي: يسبب رفضًا أو مشكلة في خصم ضريبة المدخلات لدى العميل.
• إهمال تبليغ المبسطة عند انقطاع الإنترنت: احرص على أن يعيد النظام المحاولة تلقائيًا قبل انتهاء مهلة 24 ساعة.

كيف يساعدك نظام سحابي في هذه المرحلة؟

النظام السحابي المتوافق مع متطلبات المرحلة الثانية يتولى توليد ملف XML والمعرّف الفريد والختم والرمز، ويرسل الفواتير للاعتماد أو التبليغ تلقائيًا. في دفّة يتم الربط بإدخال رمز OTP من بوابة «فاتورة» في صفحة الإعدادات، ثم يظهر سجل الإرسال لكل فاتورة مع حالتها. التفاصيل في مقال ربط دفّة مع منصة فاتورة برمز OTP.

الأسئلة الشائعة

هل المرحلة الثانية إلزامية على كل المنشآت؟

هي إلزامية على المكلفين المقيمين المسجلين في ضريبة القيمة المضافة، لكن وفق موجات. لا يلزمك الربط إلا بعد أن تبلغك الهيئة بموجتك، وتُبلغك قبل الموعد بستة أشهر على الأقل.

ما مدة صلاحية رمز OTP من بوابة فاتورة؟

بحسب دليل مستخدم بوابة «فاتورة»، صلاحية الرمز ساعة واحدة. إذا انتهت قبل استخدامه فاطلب رمزًا جديدًا.

هل يجب إرسال الفاتورة المبسطة للهيئة لحظة إصدارها؟

لا. الفاتورة المبسطة تُسلَّم للعميل فورًا، ثم تُبلَّغ إلى منصة «فاتورة» خلال 24 ساعة من إصدارها. الاعتماد المسبق مطلوب للفاتورة الضريبية فقط.

هل يمكنني إلغاء فاتورة صدرت بالخطأ؟

لا يمكن إلغاء الفاتورة أو حذفها بعد إصدارها. إذا كانت معتمدة فصحّحها بإشعار دائن أو مدين. وإذا رفضتها المنصة فلا تُعد فاتورة صالحة، فتصدر بدلًا منها فاتورة جديدة صحيحة.

هل أحتاج تسجيل كل جهاز كاشير على حدة؟

نعم. كل وحدة تصدر فواتير تحت الرقم الضريبي نفسه يجب تسجيلها في منصة «فاتورة» والحصول على شهادة خاصة بها.