المُدخِل الذكي: إدخال الفواتير والقيود وكشوف البنوك من الملف

ارفع فاتورة المورد أو إيصال المصروف أو القيد أو كشف البنك، فيقرؤه دفّة ويطابق المورد والأصناف والحسابات دون تكرار، ثم يُدخله ويرحّله أو يطلب تأكيدك

المُدخِل الذكي يعمل كمدخل بيانات: يقرأ الملف (PDF أو صورة)، ويبحث عن المورد والأصناف والحسابات في بياناتك، ثم يُنشئ المستند ويرحّله. لا يُنشئ موردًا أو صنفًا موجودًا مرة ثانية، ولا يُدخل فاتورة سبق إدخالها.

قبل أن تبدأ

• الصلاحية المطلوبة: المُدخِل الذكي من مجموعة التكاملات، مع صلاحية نوع المستند نفسه:
  • فواتير المشتريات: إنشاء المشتريات.
  • المصروفات: إنشاء السندات.
  • القيود: قيود اليومية.
  • كشوف البنوك: التسوية البنكية.
• لإضافة مورد أو صنف جديد تلزم صلاحية تعديل الموردين أو الأصناف. بدونها يطلب منك المُدخِل اختيار مورد أو صنف موجود.
• القراءة الذكية تُفعَّل من إدارة المنصة. يظهر المتبقي من حد القراءة اليومي أعلى الصفحة.

ما الذي يقرؤه؟

الرفع

1. افتح لوحة التحكم ← المُدخِل الذكي للمستندات (أو المشتريات ← إدخال الفواتير بالقراءة الذكية).
2. اسحب الملفات أو اضغط لاختيارها. يمكن رفع حتى 30 ملفًا في المرة الواحدة.
3. اختر نوع المستندات، أو اتركه «تعرّف تلقائي».
4. حدّد:
   • مستودع الاستلام.
   • سداد فواتير المشتريات: آجل على المورد، أو حسب المكتوب في الفاتورة.
   • الصندوق أو البنك الذي تُدفع منه المصروفات.
5. اترك خيار أدخل ورحّل تلقائيًا عندما يتطابق كل شيء مفعّلًا، ثم اضغط اقرأ وأدخل.
6. لا تغلق الصفحة حتى تنتهي القراءة. إن أغلقتها تُكمل المهام الدورية القراءة لاحقًا.

كيف يمنع التكرار؟

• المورد يُطابق بالترتيب التالي:
  • الرقم الضريبي.
  • السجل التجاري.
  • المطابقات التي اعتمدتها سابقًا.
  • تشابه الاسم، مع تجاهل كلمات مثل «شركة» و«مؤسسة» و«المحدودة».
• الصنف يُطابق بالترتيب التالي:
  • ما اعتمدته سابقًا لنفس المورد.
  • الباركود (للصنف أو لوحدته).
  • الكود.
  • تشابه الاسم. اختلاف الأرقام يمنع التطابق التلقائي، فلا يُعتبر «شاحن 20 واط» هو «شاحن 25 واط».
• الفاتورة نفسها تُرفض إذا كان رقمها مدخلًا للمورد نفسه، أو وُجدت فاتورة له بنفس التاريخ والإجمالي.
• الملف نفسه إذا رُفع مرتين يُعلَّم «مكرر» دون قراءة.
• كشف البنك يُرفض إذا استُورد كشف لنفس الحساب والفترة. والحركات التي طوبقت في كشف سابق لا تُكرر.

متى يطلب تأكيدك؟

لا يرحّل المُدخِل تلقائيًا إلا إذا تحققت كل هذه الشروط:

• المورد مؤكد.
• كل صنف إما مطابق بثقة، أو جديد بوضوح.
• الإجمالي المحسوب يساوي إجمالي الفاتورة.
• الفاتورة غير مكررة.

غير ذلك تظهر يحتاج مراجعتك. اضغط راجع تجد الملف الأصلي بجانب البيانات:

• في أسطر الأصناف: ✓ مطابق، ؟ يحتاج تأكيد، ➕ صنف جديد. لكل سطر اختر الصنف الصحيح أو «صنف جديد»، أو اكتب كود الصنف أو باركوده.
• عدّل أي رقم مقروء خطأ، ثم اضغط إعادة الفحص لترى الفرق بعد التعديل.
• بعدها اختر:
  • إدخال وترحيل.
  • حفظ مسودة لمراجعتها من شاشة المستند.
  • تجاهل.

فواتير الموردين الأجانب

الفاتورة بعملة أجنبية تُسجَّل بلا ضريبة قيمة مضافة، لأن المورد الأجنبي لا يفرضها. ضريبة الاستيراد تُسجل مع الجمارك في ملف الشحنة. الأصناف الجديدة من هذه الفواتير تُنشأ بنسبة الضريبة المعتادة للبيع.

كشوف البنوك

• يُحدَّد حساب البنك تلقائيًا بالطرق التالية:
  • رقم الآيبان أو الحساب الذي استخدمته سابقًا.
  • آخر 4 أرقام في اسم الحساب.
  • أو تختاره بنفسك عند الرفع.
• يتحقق المُدخِل من تسلسل الأرصدة سطرًا بسطر، ومن أن الرصيد الافتتاحي مع الحركات يساوي الختامي. أي سطر لا يتسلسل يظهر بالأحمر، ويمكنك عكس إشارته أو تعديل مبلغه أو حذفه.
• بعد الإنشاء تنتقل إلى مركز المطابقة الذكية، وفيه تُطابق الحركات مع قيودك، وتُقترح قيود للرسوم والتحويلات غير المسجلة.

أين الملف الأصلي؟

يُرفق الملف تلقائيًا بالمستند الناتج في قسم المرفقات، فيبقى مع الفاتورة للمراجعة والتدقيق.