الدفعات وتاريخ الانتهاء

تتبع كل دفعة بتاريخ انتهائها، وصرف الأقرب انتهاءً أولًا تلقائيًا، ومنع بيع المنتهي

للأغذية والأدوية ومستحضرات التجميل، لا يكفي معرفة الكمية؛ تحتاج معرفة أي دفعة في المستودع ومتى تنتهي. تتبع الدفعات في دفّة يسجّل رقم الدفعة وتاريخ انتهائها عند الإدخال، ويصرف الأقرب انتهاءً أولًا (FEFO) عند البيع.

قبل أن تبدأ

• الصلاحية: إضافة وتعديل الأصناف لتفعيل التتبع، وحركات مخزنية أو صلاحيات المشتريات والمبيعات لإدخال المستندات.
• راجع خيارات الإعدادات ← إعدادات الشركة ← الرقابة والاعتمادات في قسم التشغيل: «منع بيع الدفعات منتهية الصلاحية» و«التنبيه قبل انتهاء الصلاحية (يوم)».

تفعيل التتبع للصنف

1. افتح الصنف واضغط تعديل.
2. فعّل تتبع الدفعات وتاريخ الانتهاء.
3. اضغط حفظ.

إدخال الدفعة عند الاستلام

في مستندات الإدخال (فاتورة المشتريات، الإدخال المخزني، مرتجع المبيعات، أمر التجميع، والتسوية بالزيادة) تظهر تحت اسم الصنف خانتان:

1. رقم الدفعة: كما هو مطبوع على العبوة.
2. تاريخ الانتهاء.

إن تركت رقم الدفعة فارغًا تُسجل الكمية تحت دفعة باسم «عام». وإن أدخلت دفعة موجودة مسبقًا في نفس المستودع تُضاف الكمية إليها.

الصرف والبيع

في الفاتورة وسند الصرف ومرتجع المشتريات والتحويل تظهر خانة الدفعة (تلقائي FEFO):

• اتركها فارغة: يصرف النظام من الدفعة الأقرب انتهاءً، ثم التي تليها، والدفعات بلا تاريخ انتهاء في الآخر.
• اكتب رقم دفعة: يصرف منها تحديدًا، ويرفض إن لم تكن موجودة أو كان رصيدها غير كافٍ.
• التحويل بين المستودعات ينقل الدفعة بنفس رقمها وتاريخها للمستودع الآخر.
• عند بيع طقم أو تنفيذ أمر تجميع تُصرف مكوناته المتتبعة بنفس القاعدة.

منع بيع المنتهي

عند تفعيل «منع بيع الدفعات منتهية الصلاحية» يتخطى النظام الدفعات المنتهية، فإن لم يتبقَّ إلا منتهٍ ترفض الفاتورة برسالة توضح رقم الدفعة وتاريخها. لإخراج الكميات المنتهية من الدفاتر استخدم سند صرف مخزني على حساب الخسائر أو تسوية بالنقص (راجع الحركات المخزنية).

متابعة الدفعات

• بطاقة الصنف: قسم «الدفعات وتواريخ الانتهاء» يعرض كل دفعة ومستودعها وكميتها؛ المنتهية بالأحمر مع كلمة «(منتهية)» والقريبة من الانتهاء (60 يومًا) بلون تحذيري.
• التقارير والتحليلات: تقرير «الدفعات وتواريخ الانتهاء» برصيد كل دفعة والأيام المتبقية لانتهائها.

أسئلة شائعة

إلغاء فاتورة الشراء يحذف الدفعة؟

يعكس الإلغاء كمية الدفعة التي أدخلتها الفاتورة، تمامًا كما يعكس الرصيد.

رصيد الصنف لا يساوي مجموع الدفعات

يحدث إن كانت هناك كميات أُدخلت قبل تفعيل التتبع فلا تنتمي لأي دفعة. لتوزيعها على دفعة: سجّل تسوية مخزنية بالنقص بتلك الكمية، ثم تسوية بالزيادة بنفس الكمية مع كتابة رقم الدفعة وتاريخ الانتهاء. يبقى الرصيد والتكلفة كما هما وتُسجل الدفعة.