إقفال السنة المالية وتاريخ قفل الفترات

كيف تقفل سنتك المالية بترحيل صافي الربح إلى الأرباح المبقاة، وكيف تمنع التعديل على الفترات السابقة بتاريخ القفل.

في نهاية كل سنة تُصفَّر حسابات الإيرادات والمصروفات ويُنقل صافي الربح أو الخسارة إلى الأرباح المبقاة، ثم تُقفل الفترة حتى لا يغيّر أحد أرقامها بعد اعتماد القوائم. يقوم دفّة بالخطوتين معًا بنقرة واحدة، ويوفر إضافة لذلك تاريخ قفل تستخدمه شهريًا.

قبل أن تبدأ

• لإقفال السنة تحتاج صلاحية إقفال السنة المالية.
• لتغيير تاريخ قفل الفترات تحتاج صلاحية إعدادات الشركة.
• تأكد أن حساب الأرباح المبقاة مربوط في ربط الحسابات الآلي.

أولًا: تاريخ قفل الفترات

تاريخ القفل يمنع الترحيل والإلغاء لأي مستند أو قيد بتاريخ يساوي هذا التاريخ أو يسبقه، فتبقى أرقام الأشهر المراجَعة ثابتة.

1. افتح الإعدادات ← إعدادات الشركة ← الإعدادات العامة والضريبة.
2. في خانة إقفال الفترة حتى تاريخ اختر آخر يوم في الفترة التي راجعتها (مثال: 31 من الشهر الماضي).
3. اضغط حفظ.

عند محاولة ترحيل مستند بتاريخ مقفل تظهر رسالة «الفترة مقفلة حتى ...». يبقى بإمكانك حفظ المسودات، لكن لا يمكن ترحيلها إلا بتاريخ لاحق لتاريخ القفل.

ثانيًا: إقفال السنة المالية

خطوات التحضير

1. رحّل كل مستندات السنة أو احذف المسودات غير المطلوبة؛ النظام يرفض الإقفال إذا وجدت مسودات (عدا عروض الأسعار وأوامر البيع والشراء وطلبات الشراء).
2. شغّل إهلاك الأصول حتى ديسمبر، وأثبت المصروفات المقدمة المستحقة.
3. راجع ميزان المراجعة ومركز جودة المحاسبة.

تنفيذ الإقفال

1. افتح المحاسبة ← إقفال السنة المالية.
2. اختر السنة (السنوات المنتهية فقط تظهر في القائمة).
3. راجع البطاقات: الإيرادات والمصروفات وصافي الربح أو صافي الخسارة، والجدول السفلي الذي يعرض لكل حساب رصيده وما سيُقيد في قيد الإقفال.
4. اضغط إقفال السنة وأكّد.

ما الذي يحدث عند الإقفال

• يُرحَّل قيد إقفال بتاريخ 31 ديسمبر يصفّر كل حسابات الإيرادات والمصروفات للسنة.
• الفرق (صافي الربح أو الخسارة) يُقيد على الأرباح المبقاة: دائنًا في حالة الربح، ومدينًا في حالة الخسارة.
• يُضبط تاريخ القفل تلقائيًا على 31 ديسمبر من السنة المقفلة (ما لم يكن تاريخ القفل الحالي أحدث).
• تظهر السنة في قائمة السنوات المقفلة مع رقم القيد ومن نفّذه ومتى.

إعادة فتح سنة مقفلة

إذا احتجت تصحيح قيد في سنة أقفلتها:

1. افتح إقفال السنة المالية واختر السنة.
2. اضغط إعادة فتح السنة وأكّد. يظهر الزر لآخر سنة مقفلة فقط.
3. يُعكس قيد الإقفال، ويعود تاريخ القفل إلى نهاية السنة المقفلة السابقة (أو يُلغى إن لم توجد).
4. سجّل التصحيح، ثم أقفل السنة من جديد.

حل المشكلات

رسالة «توجد مسودات غير مرحّلة في السنة»

ابحث عن المسودات بتواريخ تلك السنة (مركز جودة المحاسبة يعرض المسودات القديمة) ورحّلها أو احذفها.

رسالة «لا يمكن إقفال السنة الحالية قبل انتهائها»

الإقفال متاح للسنوات المنتهية فقط.

زر الإقفال غير مفعّل

لا توجد أرصدة إيرادات أو مصروفات في تلك السنة، فلا يوجد ما يُقفل.

أحتاج تسجيل قيد تسوية في فترة مقفلة

يجب على صاحب صلاحية إعدادات الشركة إرجاع تاريخ القفل مؤقتًا، ثم إعادته بعد الترحيل. استخدم هذا بحذر لأنه يغيّر أرقامًا سبق اعتمادها.